株主および取締役向けプライバシー通知

H-DO (THAILAND) Limited（以下「当社」）は、株主および取締役（以下「お客様」）のプライバシーの権利を尊重し、お客様が個人情報の保護を受けられることを確実にするため、本プライバシー通知を作成しました。本通知は、個人情報保護法の定めに従い、オンラインその他の経路における、お客様の個人情報の収集・使用・開示（以下総称して「処理」）ならびに削除・破棄の詳細を、以下のとおりお知らせするものです。

• 1. 個人情報の処理目的

  • 法令を遵守するため。例：会社運営（設立、増資・減資、事業再編、登記事項の変更等）、株主総会、取締役の選任・就任、取締役会、株主の権利義務の管理、配当の支払、会計・報告の作成、法定書類の監査、各種書類・通知の送付、ならびに有限責任会社としての各種法的義務
  • 当社または第三者の正当な利益のため。例：会社運営、会議の録画・録音、セキュリティ、イベントの開催、株主・取締役の利益のための情報・提案の送付、ならびに法的請求権の行使
  • お客様または第三者の生命・身体・健康に対する危険の防止・抑止のため。例：緊急時の連絡、感染症の防疫

• 2. 収集する個人情報

  当社は、お客様が株主である場合、株主（代理人・委任を受けた者を含む）の個人情報を、お客様から直接または証券名義書換代理人から収集します。例：氏名、住所、電話番号、メール、連絡経路、国籍、職業、生年月日、納税者番号、国民ID番号、法人登記番号、銀行口座、保有株式数

  当社は、取締役および取締役候補者の個人情報を、お客様から直接、ならびに行政機関・規制当局・公開情報から収集します。詳細は以下のとおりです。

  • 選任過程において、当社は、本人確認に使用できる国民IDカードまたは官公署発行書類から個人情報を収集します。例：氏名、性別、国民ID番号、パスポート番号、写真、生年月日、国籍、出生地
  • 取締役に就任する者については、追加の個人情報を収集します。例：報酬の支払、研修・行事、婚姻状況、配偶者／内縁関係者・子・父母・兄弟姉妹に関する情報、銀行口座番号、メール、学歴、職業、職歴、他の会社・事業における取締役就任もしくは役職、取締役会・小委員会・株主総会への出席、取締役報酬、有価証券保有情報、証券会社名、取締役の業績評価、ならびに法令もしくはコーポレートガバナンス原則が定めるその他の情報
  • お客様が当社の各種行事に参加される場合、当社は、その都度お客様の同意を得て追加の個人情報を収集することがあります。

• 3. 同意の取得と同意撤回による影響の可能性

  当社がお客様の同意に基づき個人情報を収集・処理する場合、お客様は当社に与えた同意をいつでも撤回できます。この同意の撤回は、お客様が既に同意した個人情報の収集・使用・開示・処理には影響しません。

  お客様が当社に与えた同意を撤回し、または一部の情報の提供を拒否された場合、当社が本プライバシー通知に記載した目的の一部または全部を達成できなくなることがあります。

  お客様が満20歳未満の場合、同意される前に親権者の詳細を当社にお知らせください。当社が親権者からも同意を得る手続を行えるようにするためです。

• 4. 個人情報の保存期間

  当社は、各種別の個人情報の目的達成に必要な期間、お客様の個人情報を保管します。ただし、法令がより長い保管期間を認める場合を除きます。保管期間を明確に定められない場合は、収集の基準に照らして合理的に見込まれる期間（例：一般法上の消滅時効である最長10年）保管します。

  当社は、保管期間の経過後、または収集目的に照らして関連性がなくなった、もしくは必要を超えた個人情報を削除・破棄するための点検システムを整備しています。

• 5. 第三者への個人情報の開示

  当社は、本プライバシー通知に記載した個人情報の収集・処理の目的を達成するため、お客様の個人情報を他の個人・法人（以下「第三者」）に開示・共有します。例：行政機関（商務省、タイ銀行、裁判所または訴訟関係者等）、関連サービス提供者（会議運営サービス提供者、金融機関、提携先・取引先、コンサルタント、専門サービス提供者等）、ならびに記載した目的の遂行に必要なその他の者

  当社は、情報の受領者に対し、お客様の情報を適切に保護する措置を講じること、当該個人情報を必要な範囲でのみ処理すること、ならびに権限なく不正に個人情報を使用・開示しないよう防止することを求めます。

• 6. 個人情報のセキュリティ対策

  お客様の個人情報の安全は重要です。当社は、紛失、無権限のアクセス・使用・開示、悪用、改変、破壊から個人情報を保護するため、適切な安全・管理基準を導入し、暗号化やアクセス制限等の技術および手順を用いて、権限を有する者のみがお客様の個人情報にアクセスできるようにしています。これらの者は、個人情報保護の重要性について研修を受けています。

  当社は、当該個人情報に関する権利または職務を有しない者による紛失・アクセス・使用・変更・修正・開示を防止するため、適切な安全管理措置を講じ、必要なとき、または技術が変化したときに、適切な安全性を有効に保つよう当該措置を見直します。

• 7. お客様の個人情報に関する権利

  お客様は、個人情報保護法に基づき、以下の権利を有します（概要）。

  • お客様の個人情報の処理について当社に与えた同意を撤回する権利
  • お客様の個人情報の閲覧・複写を求め、またはその取得元の開示を求める権利
  • 個人情報保護法が定めるところに従い、電子的形式の個人情報を他の個人情報管理者へ送信・移転する権利
  • お客様に関する個人情報の収集・使用・開示に異議を申し立てる権利
  • お客様の個人情報を削除・破棄し、または個人を識別できない状態にする（匿名化）よう求める権利
  • お客様の個人情報の使用を停止（制限）する権利
  • お客様の個人情報を、正確・最新・完全で誤解を生じさせないものに訂正する権利
  • 当社もしくは個人情報処理者（当社もしくは個人情報処理者の被用者・受託者を含む）が個人情報保護法に違反し、または遵守しない場合、個人情報保護委員会に苦情を申し立てる権利

  当社は、お客様の権利行使の請求について、当社が当該請求を受領した日から30日以内に速やかに検討し、その結果を通知します。上記の権利は、個人情報保護法の定めるところによります。

• 8. お問い合わせ先

  お客様の個人情報の収集・使用・開示の詳細や本通知に基づくお客様の権利についてのお問い合わせ・ご質問、連絡のための個人情報利用の停止のご希望、またはお客様の個人情報が不正に利用されていることが判明した場合は、以下の窓口より当社にご連絡いただけます。

  H-DO (THAILAND) Limited
  〒10500 バンコク バーンラック区 シーロム 北サートーン通り 88/8 キャピタルリンクビル 6階
  電話: 02-011-1535
  メール（個人情報保護担当窓口）: h-do@housedo.co.jp